L'obiettivo di Booking è fissare un appuntamento reale con una persona o un team del cliente — consulto, proposta commerciale, demo, sopralluogo tecnico — sia quando è Booking a contattare il lead (outbound), sia quando è il contatto stesso a chiamare per prenotare (inbound). È agnostico rispetto al motivo dell'appuntamento: lo configuri tu, senza sviluppo dedicato per ogni caso d'uso.
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Due direzioni, un solo motore di prenotazione
Booking non è solo uno strumento di chiamate in uscita: gestisce sia chi contattate voi, sia chi vi contatta — con lo stesso calendario, sempre aggiornato in tempo reale.
Outbound
Chiama contatti da una lista — CRM, upload o integrazione — li qualifica secondo l'obiettivo configurato e propone uno o due slot disponibili.
Inbound
Riceve chiamate in entrata — direttamente o instradate da Phone — verifica la disponibilità in tempo reale e fissa l'appuntamento durante la telefonata stessa.
Recall
Campagne di richiamo programmate e ricorrenti — controlli periodici, riconferme, riattivazione di contatti inattivi — sullo stesso motore outbound, ma con cadenze pianificate.
Come funziona
Un flusso pensato per convertire, senza mai forzare la mano — in entrambe le direzioni.
Innesco
Da una lista contatti caricata (upload, CRM, integrazione), secondo la cadenza configurata — anche ricorrente, per le campagne di Recall.
Tentativo primario Voice Outbound
Chiamata nella fascia oraria configurata: presentazione secondo script, eventuale qualificazione, proposta di uno o due slot disponibili.
Prenotazione o gestione dell'esito
Se il contatto accetta → prenotazione e conferma sui canali attivi. Se rifiuta → chiuso. Se chiede di essere richiamato → ripianificazione. Se non risponde → regole di retry.
Retry e rinforzo multicanale
Fino a un numero massimo di tentativi configurabile (default consigliato: 3): esauriti, se attivi i canali AddOn, invio di un messaggio con link di autoprenotazione.
Escalation verso l'umano
Reclami, contestazioni o richieste di cancellazione dati passano sempre a un approvatore o all'assistente Tickets.
Ricezione della chiamata
Direttamente sul numero dedicato, oppure instradata dall'assistente Phone quando la richiesta riguarda un appuntamento.
Verifica disponibilità in tempo reale
Booking controlla il calendario via API e propone gli slot realmente liberi, bloccandoli temporaneamente durante la chiamata.
Conferma e notifica multicanale
Appuntamento fissato subito, durante la stessa chiamata, con conferma su WhatsApp, SMS o email — nessun passaggio successivo necessario.
Mancata presentazione: recall e lista d'attesa
Se l'appuntamento salta — mancata presentazione, cancellazione dell'ultimo minuto o mancata riconferma — Booking avvia in automatico un recall verso il contatto per ripianificare e, se attiva, contatta subito il prossimo nominativo in lista d'attesa per occupare lo slot appena liberato.
Cosa puoi configurare
Tutto si imposta dalla dashboard Athena, senza necessità di intervento tecnico.
| Parametro | Cosa controlla |
|---|---|
| Modalità attive | Outbound, Inbound, Recall — attivabili singolarmente o insieme, senza costi aggiuntivi di attivazione |
| Obiettivo dell'appuntamento | Testo libero + categoria, usato per costruire script di apertura e domande di qualificazione |
| Tono di voce | Amichevole, Professionale o Assertivo — coerente per tutta la campagna |
| Durata/struttura slot | Durata standard (30/45/60 min), buffer minimo tra appuntamenti, anticipo minimo di prenotazione |
| Gestione calendari | Blindato su una persona singola, oppure round robin tra un pool di persone abilitate |
| Verifica disponibilità | Sempre in tempo reale via API, con lock temporaneo dello slot durante la conversazione |
| Cadenza campagne Recall | Periodicità dei richiami ricorrenti (es. ogni 6 mesi per un controllo) e liste di destinatari |
| Gestione mancata presentazione | Tempo di attesa prima di considerare "saltato" un appuntamento, recall automatico verso il contatto, attivazione ed eventuale ordine della lista d'attesa |
Il calendario è sempre protetto
- La disponibilità viene verificata in tempo reale via API, mai su una cache: niente doppie prenotazioni.
- Durante la conversazione lo slot proposto resta bloccato temporaneamente, così due chiamate parallele non possono mai finire sullo stesso orario.
- Se la persona assegnata non è disponibile, un fallback configurabile propone un altro slot o ripesca un'altra persona del pool.
- Se un appuntamento salta, il recall automatico verso il contatto e la lista d'attesa entrano in azione senza intervento manuale, per non lasciare lo slot vuoto.
Consumo DWU
Costo fisso e noto in anticipo per ogni azione, secondo il modello DWU (Digital Working Unit) di Athena.
| Azione | Cosa comprende | DWU |
|---|---|---|
| Lead gestito | Avvio della gestione di un contatto in lista — un solo addebito per lead, a prescindere dal numero di tentativi effettuati. Si applica a Outbound e Recall. | 2 DWU |
| Minuto di conversazione | Ogni minuto di conversazione telefonica effettiva, a partire dal momento in cui il contatto risponde — Outbound, Recall o Inbound | 1,5 DWU |
| Appuntamento fissato | Addebitato solo quando l'appuntamento viene effettivamente confermato e prenotato — Outbound, Recall o Inbound | 5 DWU |
Le chiamate Inbound non hanno un "Lead gestito" da addebitare, non essendo generate da una lista di contatti: si applicano solo minuti di conversazione ed eventuale appuntamento fissato. Il Calendar Service, necessario al funzionamento di Booking, è incluso di default.
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